電話代行を選ぶ

電話代行サービスはとても便利ですが、英語対応OK、24時間対応OK、プロの秘書による対応などのサービスは、それなりの利用料金がプラスされます。確かにこのような電話代行サービスは安心です。ただし、本当に自分の仕事にこれらが必要でしょうか。バイリンガルの電話対応が必要でしょうか。24時間対応は必須なのでしょうか。それほどプロ級の秘書の実力が必要なのでしょう。

もしかしたら、自分の求めている電話代行サービスには特に必要ではないかも知れません。もしこれらの謳い文句の電話代行サービスを使うと、逆に利用料金が無駄にはなってしまうことも。このように自分の会社には必要のないサービスまで含まれているものは、逆に料金の無駄とも言えるのです。このように自分にあったサービスやプランが選べる電話代行サービスを選ぶようにしたいもの。

また電話代行サービスの向き不向きもあります。例えば受けることが得意なタイプは受信業務として、掛かってきた電話に対応するものです。このサービスを求めているなら、受信業務が得意な電話代行サービスを利用しましょう。また逆に発信型のサービスが得意なところもあります。例えばお客様に会社の情報を伝えるというタイプの仕事です。このようなタイプのサービスを期待しているなら発信事業が得意な電話代行サービスを選びましょう。

失敗しないために

電話代行サービスを失敗しないためには、電話代行サービスの落とし穴も知っておくことが必要です。例えば電話代行サービスは価格競争が激しいので、高いところから安いところまでとても幅があります。どうしても経費節減のために安いサービスを選ぶことも多いようですが、サービスが安いにはそれなりの理由がないだろうかという目で見ることも大切です。

まずコール無制限でお得という謳い文句に注意しましょう。安い質の低い電話代行サービスでは、昼真でもパート一人で対応していることが多いと言われています。そして電話代行サービス側の事務所維持、設備費などを考えると、100件は必要と言われているのです。つまり対応する人間が1人程度で、100件の会社へ掛かってくる電話に対応するわけです。その上コール無制限となるとそれは無理。結局電話を掛けてくるお客様からすれば、いつもお話中ということになります。かかってきた電話を丁寧に対処してくれることなどあり得ないということになるのです。

つまり安いということは、それだけ電話代行サービスの経費のことを考えると、十分な人件費を払うことはできないはずなのです。どんなに良いことを謳っていたとしても、基本的なことを考えると利用料金が安い電話代行サービスは、デメリットが多いということが言えることも知っておきましょう。

電話代行の魅力

電話代行サービスがとても人気があると言われています。電話代行サービスとはお客様などからの大切な電話を代行するサービスです。電話を掛けた方はオペレーターのきちんとした対応によって、信頼を高めてくれるという魅力もあります。相手の名前、連絡先、用件、E-メール、携帯電話などに連絡してくれます。それによって掛けた方は社内を想像し、会社に不安を持ちません。また新規の客などからの電話がある場合、留守中や他の商談中にもオペレーターが逃さないように、しっかり対応してくれるという魅力も。

また多くの場合、受注の代行やコールセンターの代行などに使われていることが多くなります。通販の問い合わせや、求人についての連絡、お客様相談窓口などにオペレーターが対応することもできるのです。電話番号は利用者が取得する場合と、代行会社が準備した電話番号を使う場合もあります。設備投資も必要なく、スタッフの教育もありません。これらのサービスを電話代行サービスといいますが、とても利用価値が高いため人気があります。

特に一人で会社をやっている場合など、どうしても人手不足に。しかし人を増やすには経費が足らない、そんな状況の中で会社を運営している場合とても便利です。もちろん電話代行サービスを上手に利用して、どんどん大きく成長していく会社はたくさんあります。しっかりした運営を行っている場合は本当に便利なツールとなり、今後の会社のためにもおすすめです。